A continuación le vamos a mostrar cómo funciona la APLICACIÓN de EMPRESA. Desde esta aplicación, el administrador del sistema puede realizar todas las gestiones y configuración del aplicativo.
Una vez que la empresa se ha registrado en nuestro sistema utilizando la página web de alta puede utilizar el sistema durante más de un mes con todas las opciones disponibles. Le recordamos que es totalmente gratis y no se solicitan datos de pago.
Para acceder a la aplicación de empresa, recomendamos utilizar Google Chrome, aunque puede utilizar cualquier navegador “evergreen” que desee sin problema.
Es posible acceder a la aplicación de empresa directamente desde la página web empresa o escribiendo en la barra del navegador la URL de la aplicación http://controlpresencial.eu/empresa o http://empresa.controlpresencial.eu
Si desea instalar la aplicación, simplemente pulse el botón “+” que aparece en la barra de direcciones y luego “Instalar”.
La primera pantalla es la pantalla de
LOGIN
en dónde se solicitarán las credenciales que indicó durante el proceso del alta. Introduzca el email del registro y la contraseña elegida. Si no las recuerda o desea cambiarla, puede utilizar el botón “No recuerdo mi contraseña”. También hay un botón de color amarillo que nos mostrará una breve ayuda.
Pulsando el botón “Entrar” y se accede a la aplicación de empresa, concretamente a la pantalla de
INICIO
La pantalla de la aplicación está formada por un menú superior en dónde puede acceder a todas las secciones o pantallas de la aplicación. En la parte derecha hay un botón de color amarillo. Si lo pulsa se mostrará un tour de ayuda de la pantalla que está visitando.
En la parte central de la pantalla se muestran tres pestañas. En la primera tiene acceso en tiempo real a los fichajes que se van produciendo en la empresa. Se mostrará el último fichaje de todos los empleados ordenador por fecha.
La siguiente pestaña GPS expone la localización desde dónde se han producido los fichajes. Esta puede variar dependiendo del dispositivo y del método de detección del mismo. Es una aproximación.
La última pestaña, Ayuda, ofrece un pequeño resumen de las diferentes pantallas que conforman la aplicación.
La siguiente opción del menú superior es la
PANTALLA DE PERFIL
En esta pantalla figuran los datos de la empresa, que serán utilizados en las facturas y en los informes oficiales.
Puede modificarlos en el momento que se quiera, pulsando la tecla DESBLOQUEAR. Posteriormente, para guardar los cambios realizados pulse en GUARDAR.
El siguiente MENÚ de la barra superior es el
MENÚ DE GESTIÓN
Consta de 5 opciones a elegir. Empleados, Centros, Proyectos, Tipos de Pausa y Tipos de Día.
PANTALLA DE GESTIÓN DE EMPLEADOS
En esta pantalla permite dar de alta, modificar y eliminar empleados.
La pantalla está formada por una tabla central dónde se muestran los datos. En la parte superior de la tabla existe un desplegable dónde se permite seleccionar las columnas que desea visualizar. También un botón para exportar los datos a una hoja de cálculo cómo Microsoft Excel, Google Sheet, …
Si pulsa sobre cualquiera de las columnas se ordenará ascendentemente o descendentemente por ese campo. También podrá cambiar las columnas de orden arrastrándolas a la posición que queramos.
En la parte superior de los datos hay unos campos que permiten filtrar los resultados en caso de tener gran cantidad de ellos. Por ejemplo, escribiendo una parte de los apellidos.
Si desea eliminar los filtros, podemos pulsar sobre el botón QUITAR FILTRO de la parte superior.
El funcionamiento de esta pantalla es similar en el resto de pantallas en las que se muestran datos.
En la parte derecha de las filas tiene las acciones que podemos realizar sobre cada empleado. Puede visualizar una foto del mismo pulsando sobre FOTO, o modificar sus datos, cambiar su contraseña o eliminar al EMPLEADO. En el caso que el empleado tenga fichajes realizados, no se podrá eliminar, pero puede ponerse en situación INACTIVO, con lo que no se facturará por él ni aparecerá en los resultados, excepto que se indique lo contrario.
Si se desea añadir un empleado, basta con pulsar el botón añadir empleado de la parte superior de la pantalla. Aparecerá un formulario en el cual deberá rellenar obligatoriamente los campos marcados con un asterisco rojo. El resto de campos son opcionales.
- Nombre y Apellidos,
- DNI o NIE,
- Centro de trabajo: Podemos asignarlo a un centro de trabajo en el caso que los hayamos creado anteriormente en la pantalla GESTIÓN DE CENTROS, o hacerlo después.
- Email: Dirección de Correo Electrónico dónde recibirá la información.
- Horas de trabajo semanales: que normalmente son 40.
- Limitar por IP: nos permite, en el caso que tengamos IP fija en nuestros centros de trabajo y queremos que los trabajadores fichen obligatoriamente dentro de estos conectados, podemos utilizar esta opción y escribir las IPs de la empresa en la casilla siguiente.
- Activar: Podemos también “activar” o “desactivar” al empleado,
- Aplicación móvil: permite o deniega el uso de la aplicación móvil. En el caso que desee usar únicamente un QUIOSCO de FICHAJES en el centro de trabajo puede desactivar los fichajes desde la aplicación. El empleado podrá igualmente descargarla para visualizar los fichajes y usar las notificaciones.
- Cambiar foto: También se puede bloquear el cambio de foto, cambiar la contraseña y asignar una foto al empleado.
Pulsando en ACEPTAR y los cambio quedarán guardados.
Si queremos modificar los datos de un empleado y sus opciones, lo haremos pulsando el botón MODIFICAR.
Para cambiar su contraseña puede pulsar en “CONTRASEÑA” y si desea eliminarlo, pulsamos sobre “ELIMINAR”. Recuerde que si el empleado tiene fichajes realizados, sólo podrá ponerlo como INACTIVO.
La siguiente opción del MENÚ DE GESTIÓN es la
PANTALLA DE GESTIÓN DE CENTROS
En esta pantalla puede gestionar los centros de trabajo para agrupar trabajadores. Por defecto aparecerán los centros de trabajo denominados TODOS y SIN ASIGNAR.
Se pueden crear tantos centros de trabajo como necesitemos para agrupar los trabajadores para el uso de la APLICACIÓN QUIOSCO, así como para la obtención de estadísticas agrupadas por centro.
En la parte superior está el botón para crear un “NUEVO CENTRO”. Únicamente se nos solicitará el nombre del centro.
En la parte derecha, tenemos 3 botones.
El primero “Reiniciar Quiosco” elimina un terminal QUIOSCO de nuestro sistema. Es útil, por ejemplo, si se extravía, o se cambia el terminal de fichajes y queremos eliminar el acceso desde el mismo a los datos. Pulsando el botón se eliminará el acceso.
El botón MODIFICAR permite cambiar el nombre del centro y el botón de ELIMINAR borrará el centro de trabajo, pero no los empleados, que cambiarán su estado de centro de trabajo a NINGUNO.
La siguiente opción es
PANTALLA DE GESTIÓN DE PROYECTOS
En la pantalla de Gestión de Proyectos podemos Crear, Modificar o Eliminar los proyectos de nuestra empresa.
Una vez creados estarán disponibles para los trabajadores durante los fichajes.
Para crear uno basta con pulsar en el botón superior “NUEVO PROYECTO”
Se nos solicitará un nombre y si está activo o inactivo para su selección.
En la parte derecha en cada registro están los botones MODIFICAR y ELIMINAR
El proyecto se puede asignar a un centro en concreto o a todos los centros. Si está asignado únicamente a un centro, sólo podrá ser seleccionado en los fichajes de los trabajadores de ese centro.
No se permite eliminar un proyecto si ya ha sido utilizado, pero se puede cambiar su estado a INACTIVO y no aparecerá para los empleados.
La siguiente opción es la
PANTALLA DE GESTIÓN DE TIPOS DE PAUSA
En la pantalla de Gestión de “Tipos de Pausa” podemos crear, modificar o eliminar los “Tipos de Pausa” que utilizará nuestra empresa. Unos ejemplos podrían ser “Almuerzo” y “Comida” por ejemplo.
Una vez creados estarán disponibles para los trabajadores durante los fichajes.
Para crear uno basta con pulsar en el botón superior “NUEVO TIPO DE PAUSA”
Se nos solicitará un nombre y si está activo o inactivo para su selección.
En la parte derecha en cada registro están los botones MODIFICAR y ELIMINAR
El “Tipo de Pausa” se puede asignar a un centro en concreto o a todos los centros. Si está asignado únicamente a un centro, sólo podrá ser seleccionado en los fichajes de los trabajadores de ese centro.
No se permite eliminar un “Tipo de Pausa” si ya ha sido utilizado, pero se puede cambiar su estado a INACTIVO y no aparecerá para los empleados.
La última opción de este menú es
PANTALLA DE GESTIÓN DE TIPOS DE DIA
En ella se crean los días que se van a utilizar en el calendario posteriormente.
En la parte superior de la pantalla está el botón para CREAR UN TIPO DE DÍA. Un tipo de día, por ejemplo, puede ser “VACACIONES”, o “PERMISO DE MATERNIDAD”. Dependerá de los días asignables a los empleados según el tipo de empresa, convenios, …
Para la creación de un tipo de día, hay que rellenar todos los campos. Nombre, activo, color y días al año disponibles.
En la parte derecha de los registros, como en las pantallas anteriores, están los botones para modificar o eliminar un tipo de día.
Como en las anteriores ocasiones, si un tipo de día está asignado, no podremos eliminarlo, pero sí cambiar su estado a INACTIVO.
Continuando con el menú superior, el siguiente es el
MENU INFORMACIÓN
que está compuesto de 3 opciones que son fichajes, informes oficiales y estadísticas.
La primera opción es
PANTALLA DE FICHAJES
En esta pantalla permite crear, modificar y eliminar fichajes para los empleados.
La pantalla está formada por una tabla central dónde se muestran los datos. En la parte superior de la tabla existe un desplegable dónde se permite seleccionar las columnas que desea visualizar. También un botón para exportar los datos a una hoja de cálculo cómo Microsoft Excel, Google Sheet, …
Si pulsa sobre cualquiera de las columnas se ordenará ascendentemente o descendentemente por ese campo. También podrá cambiar las columnas de orden arrastrándolas a la posición que queramos.
En la parte superior de los datos hay unos campos que permiten filtrar los resultados en caso de tener gran cantidad de ellos. Por ejemplo, escribiendo una parte de los apellidos.
Si desea eliminar los filtros, podemos pulsar sobre el botón QUITAR FILTRO de la parte superior y el botón REFRESCAR para actualizar la información en el caso que se hayan producido nuevos fichajes.
Si se desea añadir un fichaje, pulse el botón NUEVO FICHAJE en la parte superior de la pantalla.
Se mostrará un formulario dónde debe rellenar o seleccionar obligatoriamente los campos marcados con un asterisco (*) que son empleado, fecha y tipo.
En la parte derecha de las filas tiene las acciones que puede realizar sobre cada fichaje. Puede obtener la geolocalización aproximada de fichaje si se ha activado en el dispositivo y modificar el fichaje.
En un fichaje sólo se puede modificar la fecha y hora del fichaje, eliminarlo, oy añadir comentarios. El cambio efectuado en el mismo quedará almacenado en el campo histórico del fichaje.
La siguiente opción del menú es
PANTALLA DE INFORMES OFICIALES
Se mostrará un formulario en dónde podemos elegir mes y año de informe que se desea y los empleados que desea visualizar o imprimir.
Los empleados pueden ser TODOS, un CENTRO en concreto o únicamente un empleado.
Una vez realizada la selección, se pulsa en botón ACEPTAR y se mostrarán los resultados.
Si se detecta algún error para algún fichaje, aparecerá marcado en la columna de observaciones. Pulsando sobre el error se visualizarán los fichajes relacionados para que pueda corregirse.
También se puede imprimir las hojas pulsando en el botón IMPRIMIR para guardarlas en formato PDF o en formato PAPEL.
Siempre es recomendable tener una copia finalizado el mes y corregidos los registros por si durante una inspección de trabajo se nos solicitan y no tuviésemos acceso a internet.
La siguiente opción del menú es
PANTALLA DE ESTADÍSTICAS
En esta pantalla se puede solicitar información muy variada sobre los registros de nuestros empleados. Se selecciona un intervalo de fechas, un rango de trabajadores, un nivel de agrupamiento de fechas y un nivel de agrupamiento por empleado.
Las posibilidades de solicitud de información son muy amplias.
Se nos mostrará información de los tiempos de trabajo y tiempos de pausa de los empleados según los criterios solicitados.
La siguiente opción del menú superior es la
PANTALLA CALENDARIO
En esta pantalla podemos guardar los días utilizados por cada empleado, como pueden ser vacaciones, días personales, …
Además se nos muestra información gráfica de los días que tienen fichajes realizados.
Primero seleccionamos el empleado sobre el que queremos trabajar.
En la parte superior se ofrece un botón para SELECCIONAR otro EMPLEADO, que volverá a mostrar la misma pantalla de selección.
Un selector del año en el que queremos trabajar o consultar, por defecto en el año actual y un botón que nos dará una ayuda sobre el uso del calendario.
Los días que podemos asignar en el calendarios tiene que crearse en GESTIÓN – TIPOS DE DÍA.
Se pueden asignar días simplemente pulsando sobre el día inicial y escribiendo el intervalo y el tipo de día. Se pueden también añadir comentarios.
También se puede arrastrando sobre el intervalo que se desee.
Si se pasa sobre los días se mostrarán las fechas de inicio y final del intervalo, así como los comentarios si los tiene.
Para eliminar un intervalo, basta con pulsar encima y clicar en ELIMINAR.
Lo días coloreados de color amarillo pastel son días que presentan fichajes. Si se pulsa con el botón derecho, podemos ver gráficamente el día y sus fichajes.
En la parte inferior del calendario se nos mostrará un resumen de los días asignados al empleado, así como el número máximo de días que puede tener el empleado. Si se exceden se mostrará con un fondo de color amarillo y un aviso al asignar días.
El siguiente botón en el menú superior es
OTROS
Dentro hay tres opciones: Facturas, Soporte y Manual.
La primera opción mostrará la
PANTALLA DE FACTURAS
En ella tenemos acceso a las facturas que le ha emitido la plataforma y el estado en el que se encuentran. Desde esta misma pantalla podrá descargarlas en formato PDF firmadas digitalmente.
La siguiente opción es la
PANTALLA DE SOPORTE
Desde esta pantalla puede comunicarse con el departamento de soporte para hacer sugerencias, informar de errores, solicitar cambios o darse de baja del servicio.
Finalmente un botón que nos remitirá a este mismo manual por si deseamos consultarlo.
La última opción del menú superior permite salir de la plataforma totalmente y borrar sus credenciales, que le serán solicitadas la próxima vez que ingrese.
Para obtener más información sobre las distintas aplicaciones y servicios, puede continuar visualizando vídeos específicos o consultar los manuales de las aplicaciones en la página web.
Si desea más información al respecto, le recomendamos que lea el MANUAL DE USO DE LA APLICACIÓN DE EMPRESA, o se dé de ALTA TOTALMENTE GRATIS Y DURANTE MÁS DE UN MES, y pruebe la aplicación sin ninguna restricción.
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